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Formaliser un Projet avant de contacter des prestataires

Formaliser un Projet avant de contacter des prestataires

Avoir l'idée d'un produit ou d'un projet c'est bien ! Mais une idée en soit ce n'est pas suffisant ! Il faut savoir formaliser concrètement son projet si on veut le voir se réaliser ! Pour cela il existe plusieurs méthodes. Mais cet article va parler dela rédaction du CDCF ( Cahier Des Charges Fonctionnels )  , un document qui sous forme de tableau rassemble l'ensemble des exigences auquel devra répondre le produit issu du projet.

Pourquoi devons nous rédiger un cahier des charges?

                  Ne peut on tout simplement pas discuter à l'oral avec un prestataire ? 

Rédiger un cahier des charges peut sembler contraignant et chronophage voir coûteux, mais sachez qu'il s'avère rentable à long terme. 
Ce document permettra de communiquer au mieux ce qui est souhaité, de manière claire et détaillée. Ainsi  permettra d’aboutir de manière structurée à la solution finale complète en évitant les confusions, le sous-dimensionnement (conduisant à un produit non fonctionnel) et le sur-dimensionnement (coûteux).Il permettra aussi de faciliter la mise en concurrence des prestataires à qui vous allez sous traiter les différentes parties de votre projet mais aussi et surtout, il permettra d’évaluer clairement le résultat obtenu et d’éviter tout litige possible quant au résultat attendu. Il vous préservera ainsi des pertes de temps et d’argent que pourrait vous causer un malentendu avec un prestataire.

En pratique, on constate que l’entretien oral avec les éventuels prestataire (ou brief oral) est aujourd'hui le plus couramment utilisé… Et cela à tort. Bien que le process orale puisse sembler plus « interactif », si il est mal préparé il ne permet pas de gagner du temps et a fortiori de l’argent. Un le brief oral non préparé et automatisé pousse à contacter moins de fournisseurs et réduit ainsi les avantages de la mise en concurrence.
De plus, l’oralité sans préparation écrite, est bien moins précise que l’écriture et peut engendrer des oublis et des partages d'informations innéxacts.  De plus gardez en tête qu'un entretient oral peut permettre à un prestataire de vous influencer afin de vous vendre un service dont vous n'avez pas vraiment besoin. Un cahier des charges bien préparer est un excellent directeur pour un échange oral et permet d'éviter les oublis et de se concentrer sur l'essentiel.

Pour finir, l'échange oral avec un prestataire reste très pratique pour avoir des informations rapidement, cependant comme dit l'adage, les paroles s'envolent mais les écrits restent, de plus les promesses n'engagent que ceux qui les entende ... Sauf si elle sont contractualisés, noté noir sur blanc ! 
Donc prenez des notes lors de de l'échange et après l'échange envoyer un mail avec la liste des points retenus suite à la discussion. De toute façon la comparaison des propositions commerciales reçues s’avérera forcément plus compliquée si vous n'avez rien sur papier et tout uniquement en tête ...

Si je vous ais convaincu et que vous êtes prêt à vous lancer dans la rédaction du cahier des charges, voici la méthode APTE avec ses différentes étapes qui permettent d'y arriver en douceur...

L'analyse du besoin

La première chose à faire quand on souhaite se lancer dans un projet c’est donc de se demander : « Pourquoi ? » « Quel est le but du projet ? » « À quels besoins concret doit répondre mon projet ? » « À qui rend-il service ? » « Sur quoi agit-il ? » etc….

Ce sont des questions simples mais il est indispensable de se les poser et d'écrire les réponses noir sur blanc sur le papier afin de ne pas les perdre de vue et de bien cerner le projet. Ces réponses sont LE point de départ nécessaire pour présenter correctement votre projet et commencer à lui donner un aspect concret.

En effet, le but du système que l’on va concevoir est de satisfaire un besoin. Se poser ces questions et exprimer clairement les réponses permet de définir les objectifs à atteindre.

C’est ce qu’on appelle l’analyse du besoin. Ce besoin doit être exprimé dès le lancement du projet. C’est ce qui est effectué dans les bureaux d’études lorsqu’un projet et dans sa phase d’étude initiale.

Pour cela il existe un premier outil ultra simple qu'on appel " la bête à corne " 

Ce diagramme ressemble à ceci : 

Image IPB

Voilà c'est bien beau mais sachez qu'il n'est pas du tout obligatoire de conserver cette forme... 
Personnellement je pense que l'usage du diagramme de la bête à corne est là pour rendre l'ensemble plus parlant, visuel et pédagogique, mais vous pouvez tout simplement répondre aux questions sans utiliser le diagramme : 

POUR QUI ?
SUR QUOI ?
DANS QUEL BUT ? 


Cela permet de répondre simplement aux questions suivantes concernant le produit : pour qui? Sur quoi? Dans quel but? Le tout dans un joli diagramme.

Répondre à ces questions permet d’avoir un premier aperçu des fonctions de services du produit. C’est le strict minimum pour savoir où l’on va! Je pense que le schéma précédent est suffisamment explicite pour que je puisse passer à la suite!
 
          Mais euh… Moi je ne vois pas à quoi ça sert … ça sert à faire joli ?
 
Mais non pas du tout ! En fait cela permet de remettre le produit dans son contexte afin d’avoir une vue d’ensemble du produit et de ce qui l’entoure. J’espère que vous comprendrez que ça permet de poser le décor pour l’étape 2 en que je présente maintenant.

Certains vont peut-être sourire en lisant cela mais je vous assure, même pour un petit projet, une analyse correcte du besoin est nécessaire pour réaliser un projet répondant pleinement à tous vos souhaits et au meilleur coût! 

Vous pouvez à votre gré compléter l'analyse du besoin avec des images ou tout autre élément vous paraissant pertinent pour définir le l'environnement du projet. 

L'état de l'art, l'état du marché, prise de température

Une fois le besoin exprimé et avant même d'aller plus loin il est plus que conseillé de faire au moins un rapide état de l'art des solution concernant ce besoin et de la demande. En effet en vous servant du besoin comme fil conducteur cherchez ce qui existe déjà de près ou de loin, et regardez comment les problématiques sont résolues, quels les différents éléments qui interagissent sur le produit, est ce que des problèmes fréquents sont signalés ... 
N'hésitez pas à prendre en note sur un document les informations qui vous paraissent les plus pertinente avec les liens des pages internet ou des vidéo associées. 
Parfois cette étape peut faire suffisamment réfléchir pour choisir de modifier l'expression du besoin faite précédemment. Rassurez vous, pas de panique c'est normal. 
Vous commencez à affiner l'idée de votre projet! Donc n'hésitez pas à refaire l'expression du besoin si nécessaire!
C'est à ce moment là qu'il faut commencer à penser à l'objectif de prix de revient nécessaire pour assurer que le projet puisse être viable. 
Lors de cette étape il peut aussi être intéressant de parler à vos proches, vos amis, de votre idée, d'en discuter, et d'étudier leur avis. Bien souvent les entrepreneurs ne parlent pas de leur idée de peur de se la faire "voler" ou bien ils attendent que l'idée soit plus mature ... Par expérience, à moins de parler à un potentiel concurrent direct, qui a plus de moyens que vous et qui n'est pas "votre ami" votre idée ne risque pas grand chose ... 
Au pire en discutant vous vous rendrez compte que votre idée n'est pas aussi bien que vous l'imaginiez, mais en général discuter de votre projet permet d'aider à le rendre mature! 
Enfin il peut même s'avérer qu'en discutant de votre projet vous trouviez des personnes qui soient suffisamment intéressés pour que vous fassiez de ce projet une aventure commune! 
Ce qui ne pourrait qu'être une bonne nouvelle pour vous ! Comme le dit l'adage, tout seul on va peut être un peu plus vite mais ensemble on va plus loin ! 

Le Diagramme des inter-acteurs :

Ce diagramme permet de visualiser l’ensemble des éléments plus ou moins concret interagissant directement avec le produit.

Il faut être très imaginatif et imaginer l’ensemble des interactions possible ! Doit donc aussi être noté l’ensemble des éléments déjà présent autour du système à réaliser auquel ce dernier doit s’adapter !
 
Je cite ici quelques exemples d’inter-acteurs :
- Utilisateur (températures, texture, dangers, ergonomie, nuisance sonore, affichage)
- Contraintes physiques (sollicitations mécaniques, températures élevées),
- Environnement (pluie, vent, humidité, température)
- Normes (sanitaire, sécurité)
- Alimentation énergétique
- Design
- Support
- etc…
Et ceci est loin d’être une liste exhaustive ! C’est à ce moment-là qu’il faut jouer de l’imagination et du crayon.
Il est très important lors de cette étape de faire des schémas pouvant plus ou moins représenter ce à quoi vous souhaitez que le produit ressemble au final, noter toute les idées qui vous viennent, etc… afin d’imaginer et de lister l’ensemble des éléments qui peuvent avoir une influence sur le produit et les fonctions de services associées auquel doit répondre le système.
 
Puisqu’un dessin vaut mieux que 1000 mots voilà à quoi cela peut ressembler. Je l’ai honteusement pompé sur le net. L’exemple traite ici d’un « lève vitre. »
 
Image IPB
Comme on peut le voir chaque inter-acteur est alors relié au produit par une ou des fonctions de service (FS) de type « principale » (FP) si c’est une fonction répondant à un besoin ou de type « contrainte » (FC) si il s’agit de conditions que le produit devra respecter.
 
Une règle : Pour plus de clarté, on numérote et on énonce toujours les fonctions principales et contraintes juste en dessous du diagramme ! Et pour énoncer les fonctions de service on utilise la structure suivante :
(Le système doit : ) + verbe à l’infinitif + COD et ou COI
 
Exemple :
FP1 : Répondre au besoin (avec l’exemple précédent : FS1 : permettre à l’utilisateur de lever et baisser la vitre) FP2 …
FC1 : Respecter les contraintes (avec l’exemple précédent : FS7 : s’adapter à l’alimentation énergétique déjà présente) FC2 …
 
Remarque importante : la fonction de service 1 (FS1) est toujours la fonction principale 1 (FP1) et c’est la fonction justifiant l’existence du système qui lie : le « pour qui ? » et le « sur quoi ?» tout trois exprimés dans la bête à corne de l’étape 1.
 
Une fois que le diagramme des inter-acteurs a été dument rempli et que les fonctions de services ont été numérotées et énoncées correctement on peut alors commencer la troisième et la dernière étape : réaliser le cahier des charges fonctionnel.
 
          Mais… euh il y a nombre minimum de fonctions de services à définir avant de faire le cahier de charges ?
 
Eh bien oui et non. Vous l’aurez deviné : Il vous faut au moins une fonction la FP1. Cependant ce n’est en générale pas suffisant pour définir correctement le besoin. Une seule FP peut parfois suffire mais elle doit généralement être accompagnée de FC.

Le Cahier des Charges Fonctionnel :


Pour créer le cahier des charges, on va ranger les fonctions de services dans un tableau et leur associer des critères d’appréciations des niveaux et si possible des flexibilités.
Là encore un exemple pour faciliter la compréhension : L’exemple donné ci -contre est le cahier des charges fonctionnel d’un correcteur de phare pour voiture, il s’agit en fait du cahier des charges d’un sous-système d’un système plus complexe.
Image IPB
Vous l’aurez compris : le critère d’appréciation c’est le critère sur lequel on va se fonder pour vérifier si le système répond au besoin formulé par la fonction de service. Le niveau est ce qui permet de quantifier le critère et la flexibilité c’est la marge d’erreur que l’on peut se permettre.
Ce cahier des charges va alors servir de cahier de bord pour le reste de votre projet et c’est en regard avec celui-ci qu’il faudra trouver les solutions technologiques permettant de répondre aux différentes fonctions.

Il peut être intéressant d'ajouter en annexe du cahier des charges des images de certains éléments , un élément sur lequel le produit doit s'adapter, une image de l'environnement, une image de ce à quoi on aimerait bien que le produit ressemble, ou tout autre élément visuel pouvant être important dans l'élaboration du produit. 

Vous pensez qu'on y est c'est bon ? Eh bien non pas encore. Vous avez devant vous une V0 de votre cahier des charges.

L'analyse de la valeur ajoutée 

Une fois le cahier des charges fonctionnel réalisé, l'analyse de la valeur ajouté consiste à mettre en évidence la nécessité, le progrès et les avantages, que procure les fonctions que l'on a spécifié dans le cahier des charges. Cette analyse doit se faire de manière comparative avec les remarque et les solutions existante et qu'on a pu trouver lors de l'état de l'art. Se pose aussi alors parfois la question  nécessité de certaines contraintes qu'on s'est imposé ..

Quand on compare la solution actuelle à optimiser au cahier des charges fonctionnel on peut s’apercevoir que :

  • Des contextes d’utilisation ont été oubliés ( recyclage ? ) 
  • Des fonctions existent dans les produits actuels mais ne rendent aucun service attendu par l’utilisateur final (possibilité de les supprimer).
  • Des fonctions ont été oubliées (marge de progrès, qualitative et donc possibilité d’augmenter son prix de vente ou de prendre un avantage concurrentiel sur les autres sociétés du secteur)
  • Des critères de valeur ne sont pas satisfaits au niveau requis (marge de progrès qualitative)

Il est alors judicieux de revoir sa copie du cahier des charge, d'ajouter les fonctionnalités oubliées d'enlever celles qu'on estime désormais inutile, d'ajuster les niveau d'importances, , et de revoir les niveaux de qualité ...  

Vous avez maintenant une V1 de votre cahier des charges. Vous pensez avoir fini ? Eh bien non toujours pas ! En fait le cahier des charges va vivre en même temps que votre projet.
La prochaine étape sera l'analyse des coûts des différentes fonctionnalités ...  Coûts que vous allez pouvoir comparer à l'objectif de prix de revient que vous vous êtes donné lors de l'état de l'art...
En fonction de ces coûts vous allez peut être être amener à revoir votre cahier des charges, sacrifier certaines fonctionnalités ou revoir votre objectif de prix de revient à la hausse...  

          Au finale la concrétisation de mon projet ce n'est pas trouver les solutions mais me donner les outils pour évaluer ces solutions et choisir les plus adaptées …
 
En effet la méthode APTE ne donne pas directement les solutions, ce n'est pas son but ! Elle permet juste de mettre en évidence le besoin afin de favoriser la recherche d’une solution adaptée en fonction des contraintes que l'on se donne. De plus, pour les projets complexes comportant plusieurs sous-système répondant chacun à une fonction différente il est souvent utile voir même nécessaire d’appliquer la méthode APTE sur le système globale puis sur chacune des sous parties qui structurent le système afin d’y voir plus clair.
Enfin, il est rare qu’un seul organe technologique permette de répondre à une fonction donnée. C’est en général un système plus ou moins complexe formé d’une combinaison d’organes technologiques qui le permet. 
Il est donc important d’avoir des notions sur la structure générale d’un système et des organes technologiques le constituant pour voir comment on peut passer des fonctions établies par le cahier des charges aux solutions technologiques formant le système que l’on veut concevoir.

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